企业如果建成一个包含员工目录和福利待遇等静态内容的门户网站，就如同编辑一本公司手册一样落伍。而作为Intranet策略的组成部分，统一通信工具(如协作应用程序、维基、微博等)有助于门户网站根据员工的需要向前发展。

  “目前，我们处于这样一种状态：一方面，我们建成了Intranet而没有很好的应用;另一方面，我们又面临协作应用的需求。这个现状很不令人满意，它只能使员工感到混乱” Forrester研究公司资深分析师Tim Walters说，“我们要做的就是推翻两者间的障碍，将它们更好地结合在一起”。

  他说，企业投入大量的时间和资金开发网络上的动态网站，但他们往往意识不到建立Intranet同样充满活力。

  “有一种预言最终能够变成事实：Intranet只是企业内部的，所以我们没必要担心它是否有用或真正可用，也不用考虑这种方案是否可取。”Walters说。 “没多少人使用这个网络，甚至有人积极地。”

  “但是，为了使业务流程更快捷、高效，提供更好的生产力，并最终确保潜在客户和客户得到整个组织提供的更好的服务，协作产品需求应该成为Intranet策战略的一部分。”Walters在Forrester研究机构一份研究报告《什么正在阻碍您的Intranet发展?》中这样写道。

  宜家北美地区企业信息经理Beth Gleba目睹了过去八年瑞典家具零售店的Intranet从简单的低层次水平发展为一流水平的过程。最重要的第一步就是确定Intranet能否满足每个员工的需要。在Intranet中，不同组别的员工应该有属于自身个人的独立社区空间。

  “我们花费了大约三年时间来听取协同办公的员工意见并明白他们的信息需求，”Gleba说。“这个做法让我们进一步了解了怎么样去使用Intranet的多种用途：针对每个人进行内容广泛的信息发布，但目标可能仅仅是重点群体或社区的关键的少数人。”

  宜家最近还推出了“Extranet”，使员工能够最终靠密码保护的互联网站点使用公司门户网站的一些功能。

  “我坚信，Web 2.0的技巧和功能对现代信息管理是必要的。”Gleba说。“我感觉目前我们处在一个学习曲线上。对于专业通讯技术人员和IT人士，我们引导他们走过这个转变的全过程：首先学习这些工具如何工作，并了解它们带来的好处;接下来，要协调新工具改变已经建立起来的、为保护安全和信息而进行的设置。”她补充说。 “用户根本不会期望回到原来的状态，而这正是我们所希望看到的。”

  Intranet管理人员不应仅仅将统一通信工具，包括视频、维基、博客、微博、交际网络、书签、文件共享，吸纳到Intranet，还应该阻止那些有碍Intranet建设的想法和做法。位于多伦多的Intranet顾问机构Prescient Digital媒体首席执行官Toby Ward这样说。

  “人们主要地使用电子邮件来共享信息，这使得Intranet看起来是无用的，在很大程度上阻碍了Intranet的发展。”他说。“不管是对公司管理层还是对时间敏感的公司，群发邮件列表或广播邮件应该只限于应急通信。”

  设在旧金山的公共关系主管机构Horn集团信息技术负责人Ed Garcia表示，尽管他已经做了最大努力，但还是看到了Intranet的失败。

  2005年，他推出了全新的、基于维基的Intranet，以取代静态的HTML网络。他旗下有着50人规模的公司多年来一直使用这个网络共享文档模板和公司聚会的照片。

  “我认为，人们的称道肯定会解决网站内容的问题，因为人们有权限发布自己感兴趣的内容，”他说。 “同样的事情发生了。第一年或第二年，人们对此津津乐道。但是现在，我询问他们的时候，他们会发布内容;而当我停止询问，他们也就不再坚持到底。Intranet应该由动态和静态信息组成，但肯定是动态部分处于下风。这是我经历的最大的挫折。”

  Garcia表示，即使在某些方面已经停滞不前，Horn集团的Intranet还是逐渐成熟起来，成为员工下载重要文件的一个重要来源。但是，Horn集团Intranet主页上的新闻条目也已经好久没有更新。应对这种局面的方法是添加员工感兴趣的内容使他们去参加了。