掌握方法 提高效率

 成功案例     |       来源:优游ub8平台    发布时间:2024-07-06 22:07:44

  在实际工作中,经常会遇到这一种情况:需要处理的文件主要内容基本相同,只是具体数据有变化。比如:学生的录取通知书、成绩报告单、获奖证书、请柬等等,如果是一份一份编辑打印,虽然每份文件只需修改个别数据,那也是够麻烦的,利用Word邮件合并功能就能够大大减少重复工作,提升工作效率。

  邮件合并功能最初源于需要大量处理的邮件。比如,一个企业要给数百个客户发送产品目录,当然,只需要用“亲爱的顾客”就能解决称呼的问题,但是这样显然没有“亲爱的***顾客”那么亲切。一封邮件,为了一个客户名,就需要不停的“复制”、“粘贴”来产生数百个文档,即便如此,这数百个信封也是全手工填写或者打印,这样一个时间段,只需要一个信封模版,再准备一个数据表格,然后通过Word邮件合并功能,就可以轻轻松松完成这数百封邮件。

  同样,编制检验报告是检验机构的一项重要工作,随着办公自动化的持续不断的发展,检验机构都采用计算机来管理检验数据和打印检验报告,这项看似简单的工作,由于数据量大操作起来并不轻松,一些检验机构购买专业的软件打印检验报告,但其售价昂贵,操作不够灵活。本文以office2003为实例,简要介绍如何利用Word2003邮件合并功能和Excel2003电子表格互相联用管理检验报告,以供交流,在office2007中也是类似的操作。

  1.Word2003的邮件合并功能已被大范围的应用,大多数都用在创建套用信函、邮件标签、信封、目录以及大宗电子邮件和传真分发,如果一份一份编辑打印,毫无疑问工作量是相当大的,而且非常麻烦,如果利用邮件合并功能,只要对不同的内容稍做修改就能轻松实现批量作业,减少了工作的重复性,提高了工作效率。邮件合并进程涉及到三个文档:主文档、数据源和合并文档。

  2.Excel2003作为日常工作中常用的电子表格软件,可通过其强大的内置函数公式,使Word2003的邮件合并数据源的数据变得更加方便、准确。根据检验数据的不一样的需求,选用相应的内置函数公式来完成数据的处理。例如,对于求和、求平均值、求最大值、求标准偏差等计算,可以直接调用公式表中的“SUM、AVERAGE、MAX、STDEV”等函数来实现,从而使检验数据的处理变得简单快捷。

  3.利用Word2003邮件合并功能和Excel2003电子表格互相联用编制检验报告,能够简单、方便、快捷、准确地实现数据的处理和检验报告的打印,美观规范,有效地提高了数据的准确性和工作效率。

  1.创建主文档。在Windows操作系统下打开Word2003,创建标准格式的检验报告模板(如图1),将文档保存为“检验报告.doc”。

  2.创建数据源。利用Excel2003制作一个数据汇总表,将此作为数据源,汇总表的第一行为表头,表头中的每一列对应“检验报告”中的每一个需要填写的项,如报告编号、产品的名字、受检公司名称、地址及联系方式等。第二行开始往下,按每一行为单位填写每一份检验报告中应填入的数据,连续填写至最后一行,最后一行的数据即为本批最后一份检验报告中的数据(如图2)。由于每批检验报告中的某些内容是完全一样的,如产品的名字、检验类别等,还有一些内容是具有联系性和规律性的,如检验报告编号等,这样我们还可以充分的利用Excel2003的自动填充、内置函数公式等功能,快捷的完成数据汇总表的填制,将文件保存为“检验报告记录.xls”。

  3.邮件合并。在Windows操作系统下打开Word2003“检验报告.doc”文档,在工具菜单下依次选择“信函与邮件”、“邮件合并”、在弹出的对话框中选择“信函”点击下一步、选择“使用当前文档”点击下一步、选择“使用现有列表”点击下一步,从弹出的对话框中选择数据源即“检验报告记录.xls”,点击确定,从工具栏中选择插入合并域,将所需数据一一合并至相对应的栏目内(如图3),如报告编号、产品的名字、受检公司名称、地址及联系方式等。从工具栏点击“查看数据合并”按钮,则检验报告中的《XX》全部变成了所需数据(如图4)。此时工具栏中“定位记录”显示为“1”,点击下一记录按钮,则“定位记录”显示为“2”,相对应检验报告中的数据变成了数据源第二行的内容。

  通过以上三步就可以实现利用Word2003邮件合并功能和Excel2003电子表格互相联用编制检验报告,数据准确,操作便捷,降低了编辑错误,提高了工作效率。